İKİLER OTOMOTİV FİLTRE İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İMHASI VE ANANONİMLEŞTİRİLMESİ POLİTİKASI
1.AMAÇ VE KAPSAM
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), İKİLER OTOMOTİV FİLTRE İTHALAT İHRACAT SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından (“İKİLER” veya “Şirket” olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Şirket olarak temel prensibimiz; şirket müşterileri, hastaları, çalışanları, çalışan adayları, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına uğramaması ve haklarına etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak belirlenmiştir.
kapsamaktadır.
İşbu hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmi Gazetede yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer mevzuat hükümlerine uyumlu şekilde hazırlanmıştır.
2.TANIMLAR
| Alıcı Grubu | Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. |
| Açık Rıza | Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. |
| Anonim Hale Getirme | Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. |
| Çalışan | İKİLER personeli. |
| Elektronik Ortam | Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar |
| Elektronik Olmayan Ortam | Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. |
| Hizmet Sağlayıcı | Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. |
| İlgili Kişi | Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. |
| İlgili Kullanıcı | Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler |
| İmha | Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. |
| Kanun | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. |
| Kayıt Ortamı | Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. |
| Kişisel Veri | Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi. |
| Kişisel Veri İşleme Envanteri | Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter |
| Kişisel Verilerin İşlenmesi | Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. |
| Kurul | Kişisel Verileri Koruma Kurulu |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Özel Nitelikli Kişisel Veri | Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. |
| Periyodik İmha | Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. |
| Politika | Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası |
| Veri İşleyen | Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Kayıt Sistemi | Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. |
| Veri Sorumlusu | Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. |
| Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi | Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. |
| VERBİS | Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi |
| Yönetmelik | 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. |
3.KAYIT ORTAMLARI
Aşağıdaki tablo, İKİLER tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda kayıt altına alındığını göstermektedir. Şirketimiz tarafından saklanan kişisel veriler niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında saklanır.
| Veri Kayıt Ortamı | Açıklama |
| Elektronik Ortamlar | • Sunucular (Yedekleme, E-posta, Web, Dosya Paylaşımı, vb.) • Bilgi Güvenliği Cihazı (Güvenlik Duvarı, Antivirüs, vb.) • Şirket Bilgisayarları (Masaüstü, Dizüstü, vb.) • Şirkete Ait Mobil Cihazlar (Telefon, vb.) |
| Elektronik Olmayan Ortamlar | • Kağıt • Manuel veri kayıt sistemler (Not defterleri, Telefon Rehberleri, vb.) • Yazılı, basılı, görsel ortamlar |
4.SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI
Yönetmeliğin 6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır. Bu kapsamda kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği, saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerini alınması konularında şirket bünyesinde bulunan kişilere ait unvanları, görev ve birimleri belirtilmiştir.
| Unvan | Görev Tanımı |
| Kişisel Veri Yöneticisi | Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ve düzenlenen diğer politika ve prosedürler uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
| İKİLER Kişisel Veri Koruma Uzmanı (Teknik ve İdari) | İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
| İnsan Kaynakları Müdürü, Hukuk İşleri Dairesi Sorumlusu, | Görev tanımlarına uygun olarak politikaların yürütülmesinden ve kişisel verilerin korunması, saklanması ve imhası konusunda denetimlerden sorumludur. |
4.4. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Şirket içerisinde, hizmet verilen kişilere ait kişisel veriler, Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun olarak işlenmekte ve işbu politikada belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir. Ayrıca şirketimiz personellerine ilişkin kişisel verileri saklamakta ve imha etmektedir.
Kişisel Veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili kişinin Şirketimize başvurusu üzerine, (Şirketimizin riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler aşağıdaki kanunlar dayanak olmak üzere kişisel veri toplamaktadır;
• 4857 sayılı İş Kanunu.
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu.
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu.
• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu.
• 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu.
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu.
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu.
• 29399 sayılı Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik.
• Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik.
Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır.
*Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
*Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
*Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi,
*Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
*İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
*Mal Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,
*Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
*Yetkili Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
*Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
*İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
*İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi
*Lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
*Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi,
*Ürün/Hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
*Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
*Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
*İnsan kaynakları sürecinin yürütülmesi,
*Çalışan adayı yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
*Çalışan adayları başvuru süreçlerinin yürütülmesi
*4857 sayılı İş Kanunu, , 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunlarının uygulanması,
İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel veriler;
• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
• Kanunun 11‘inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
• Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunması,
• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
• İlgili mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi,
durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re ’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ŞEKİLDE SAKLANMASI, HUKUKA AYKIRI İŞLENMESİ VE ERİŞİMİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
İKİLER, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Ayrıca şirketimiz Kanunun 12. Maddesiyle Kanunun 6‘ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
5.1. Teknik Tedbirler
İKİLER, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:
Kişisel ve Özel Kişisel Veri Yetki Matrisi Tutulmakta,
Kişisel Verilerin Tutulduğu Fiziki ve Dijital Ortamlara Erişim-Değişim-Silme-Vb. İşlemler İçin Yetki Kontrol oluşturulmakta,
Bilişim Sistemleri Teçhizatı, Yazılım Ve Verilerin Fiziksel Güvenliği İçin Gerekli Önlemler Alınmakta,
Saklama Ve İmha Politikasına Uygun İmha Süreçleri Tanımlanmakta Ve Uygulanmakta,
Bilgi Sistemleri Güncel Halde Tutulmakta,
Kişisel Verilerin İşlendiği Elektronik Ortamlarda Güçlü Parolalar Kullanılmakta,
Kişisel Verilerin Güvenli Olarak Saklanmasını Sağlayan Yedekleme Programları ve Cihazları Kullanılmakta,
Veri Kaybı Önleme Yazılımı Kullanılmakta ve Veri Aktarım Logları Tutulmaktadır.
5.2 İdari Tedbirler
İKİLER, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:
Kişisel Veri İşleme Envanteri ile Kayıtlar Tutulmakta,
Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı İşlenmenin ve Erişilmesinin Önlenmesi,
Kişisel Verilerin Muhafazasının Sağlanması, İletişim Teknikleri Ve İlgili Mevzuatlar Hakkında Eğitimler Verilmekte; Çalışanlara Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılmakta; Güvenlik Politika Ve Prosedürlerine Uymayan Çalışanlara Disiplin Prosedürü Uygulanmakta, İlgili Kişileri Aydınlatma Yükümlülüğü Yerine Getirilmektedir.
6.KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İKİLER, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir. İKİLER, tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:
6.1 Silme Yöntemleri
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler silinir.
| Karartma | Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanması gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
| Erişim yetkisini kaldırarak silme | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır. |
6.2 Yok Etme Yöntemleri
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler yok edilir.
| Fiziksel yok etme | Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir. |
| Fiziksel yok etme | Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. |
| Erişim yetkisini kaldırarak yok etme | Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve bir daha ulaşılamayacak şekilde yok etme işlemi yapılır. |
| Yazılımdan güvenli olarak silme | Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
6.3 Anonimleştirme Yöntemleri
İKİLER kişisel verileri, uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirir.
Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler anonim hale getirir.
| Değişkenleri çıkarma | İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir |
| Bölgesel gizleme | Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
| Genelleştirme | Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
İKİLER tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;
• Süreçler bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri İKİLER Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
• Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde İKİLER’ce güncellemeler yapılır.
8.1 Saklama ve İmha Süreleri
| Kişisel Veri Kaynağı | Süre |
| Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar | 10 Yıl |
| Çerezler ve Log Kayıtları | 6 Ay – En Fazla 2 Yıl |
| Ticari Elektronik Mail Onay Kayıtları | Onayın geri alındığı tarihten itibaren 1 Yıl |
| Çevrim içi Ziyaretçilere İlişkin Trafik Bilgileri | 2 Yıl |
| Müşterilere İlişkin Kişisel Veriler | 6563 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde ise 3 yıl , Hukuki ilişki son erdikten sonra 10 Yıl. |
| Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler | Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl |
| Kişisel Verileri Koruma Kurulu İşlemleri | 10 Yıl |
| Sözleşmeler | Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Kurum İletişim Faaliyetleri | Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| İnsan Kaynakları Süreçleri | Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl |
| Donanım ve Yazılıma Erişim Süreçleri | 2 Yıl |
| Ziyaretçi ve Toplantı Kullanıcıların Kaydı | Etkinliğin Sona ermesinden İtibaren 2 Yıl |
| Kamera Kayıtları | 2 Yıl |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 5 Yıl |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| İş Kanunu Kapsamında Saklanan Verilerden Sendikal Tazminata Konu Olabilecek Veriler (Örn: Performans kayıtları, disiplin cezaları, fesih evrakları vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| Burs ödemesi / Çalışan Avans Ödemesi | 10 Yıl |
| İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Cover Letter, Başvuru Formu vb.) | 1 Yıl |
| Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler (Örn: Katılımcı Listesi vb.) | İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl |
| Çalışan Memnuniyet Anketlerine İlişkin Veriler | Anketin doldurulduğu yılın sona ermesine müteakiben 1 Yıl |
| Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler | 10 Yıl |
| Genel Kurul İşlemleri Uyarınca İşlenen Veriler | 10 Yıl |
| Şirketin Taraf Olduğu Sözleşmelerin Kurulması ve İçeriğine İlişkin Kişisel Veriler | 10 Yıl |
| Tüketicinin Bilgilendirilmesine ve Cayma Hakkını Kullanabilmesine İlişkin Sesli Veya Elektronik Ortamdaki Bilgiler | 3 Yıl |
| Mal ve Hizmetleri Tanıtmak, Pazarlamak, İşletmesini Tanıtmak ya da Kutlama ve Temenni gibi İçeriklerle Tanınırlığı Artırmak Amacıyla Alıcıların Elektronik İletişim Adreslerine Gönderilen Ticari Elektronik İletilere İlişkin Onay Kayıtları | 1 Yıl |
| Mal ve Hizmetleri Tanıtmak, Pazarlamak, İşletmesini Tanıtmak ya da Kutlama ve Temenni gibi İçeriklerle Tanınırlığı Artırmak Amacıyla Alıcıların Elektronik İletişim Adreslerine Gönderilen Ticari Elektronik İletilere İlişkin Onay Kayıtları Dışındaki Veriler | 1 Yıl |
| Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Şirket Yetkilisi, Ad Soyad, imza sirküleri vb.) | Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl |
| Vergisel Kayıtlara İlişkin Kişisel Veriler | 5 Yıl |
| Fatura/Gider Pusulası/Makbuz gibi Vergi Usul Kanunu Uyarınca Tutulması gereken Belgelerle işlenen Kişisel Veriler | 5 Yıl |
| Ziyaretçilerin Kişisel Verileri | 2 Yıl |
| CCTV Kameraları Uyarınca Güvenlik Amaçlı Olarak İşlenen Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları) | 90 Gün |
| Çalışanların Kişisel Verilerinin Yer Aldığı Ortamlara İlişkin Yaptığı Erişimlerin Log Kayıtları | En Az 2 Yıl Olmak Suretiyle İş Davalarına Konu Olabilmesi Sebebiyle 10 Yıl |
| Şirket İnternet Ağının Kullanılması, İnternet Giriş ve Uzaktan Bağlantı esnasında İşlenen Trafik Bilgileri (Örn: IP adres, verilen hizmetin başlama ve bitiş zamanı, yararlanılan hizmetin türü, aktarılan veri miktarı ve varsa abone kimlik bilgileri vb.) | 2 Yıl |
| 6502 Sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun Gereğince Satış Sonrası Hizmet Verilmesinin Zorunlu Olması Sebebiyle İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Ürün kurulum tarihi, müşteri iletişim bilgileri) | 15 Yıl |
| Müşteri Bilgilerinden, TTK 82. Maddesi Uyarınca ticari defter ve kayıtlara dayanak teşkil eden faturaların düzenlenmesine ilişkin kişisel veriler | 10 Yıl |
| Müşteri İşlem Bilgileri (Müşterilerin Talep/Şikayet/önerilerine İlişkin Çağrı Kayıtları vb.) | 10 Yıl |
| Potansiyel Müşterilere İlişkin Veriler (Örn: cookies, çerezler, linkedin üzerinden profillemeye ilişkin veriler) | 13 Ay |
| Ölmüş Bir Kişinin Kişisel Verileri | En Az 20 Yıl |
| İMHA SÜRESİ | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
8.2 Veri İmha Süreleri
İKİLER, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası,diğer hazırladığı politikalar ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden İKİLER’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; İKİLER talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. İKİLER’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü uygun olarak yapmış olması gerekir.
İKİLER, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep İKİLER tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.
9.PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; İKİLER, işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Periyodik imha süreçleri ilk kez 01.01.2021 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.
10. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ
Politika , ıslak imzalı (basılı kağıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır, İKİLER’nin internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kağıt nüshası da Kişisel Veri Yöneticisi’nce dosyada saklanır. Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
11. UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER
İKİLER, Mevzuat hükümleri gereği ya da şirket politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.
İşbu protokol 30.09.2020 Tarihinde yayınlanmış olup herhangi bir değişiklik yapılmamıştır.
